↑ Tilbage til – Afsluttede projekter

Ressource- og Opgavestyringssystem RoOS, digital ankomstregistrering samt ansøgning om befordringsgodtgørelse – Afprøvning og implementering

En bedre patientoplevelse, forbedret overblik over opgaver samt færre forstyrrelser for personalet er blot nogle af de fordele, som tre nye digitale systemer har resulteret i på to af OUHs afdelinger.

Et innovationsprojekt på Gynækologisk-Obstetrisk afdeling D og Øjenafdeling E, OUH Odense, har i 2015 og 2016 afprøvet de tre systemer RoOS, Digital selvbetjent ankomstregistrering samt Digital ansøgning om befordringsgodtgørelse. De tre systemer er udviklet af det danske IT-firma Nobly.

Evalueringerne af Nobly Ankomst og Nobly Befordring har været så gode, at disse systemer nu udrulles på hhv. OUH og i hele Region Syddanmark. Det tredje system RoOS er i overvejelser som et element i den kommende logistik-struktur på OUH og Nyt OUH. 

Opgave i RoOS på telefon

Hvordan virker det?

Med RoOS digitaliseres den mundtlige og skriftlige opgaveoverlevering, der tidligere var normen. Når en sygeplejerske har brug for en læge til at udføre en opgave ved en patient, skal hun ikke længere ringe rundt, lede efter en læge eller skrive en seddel, som skal overdrages fysisk.
I stedet opretter hun med det samme opgaven i RoOS inklusiv oplysninger om patientens tilstand, opgavens art, samt hvor hastende opgaven er, hvorefter hun sender opgaven digitalt,
via RoOS, til de læger, der er på vagt. 

Billede 09-10-2015 10.07.33Billede 09-10-2015 10.06.43 (1)Den af lægerne, der har bedst tid til opgaven, accepterer den på sin smartphone og kan nu se opgaven inkl. al relevant patientinformation på sin personlige opgaveliste. Derved kan sygeplejersken gå videre til næste opgave med ro i sindet. Det betyder færre telefonopkald, færre papirsedler og færre forstyrrelser forbundet med opgaveoverlevering.

I forbindelse med afprøvningen af RoOS på Øjenafdelingen, valgte man tillige at afprøve to yderligere funktioner; digital selvbetjent ankomstregistrering samt selvbetjent ansøgning om befordringsgodtgørelse for patienter.

Med de to systemer bliver patienterne mødt af en ankomstskærm, hvor de kan scanne deres sundhedskort for at angive, at de er ankommet, i stedet for at stå i kø til en sekretær for at melde sig. På skærmen kan de også med det samme vælge at ansøge om befordringsgodtgørelse, hvorefter en digital proces sættes i gang med at verificere ansøgningen og give besked til Kørselskontoret.
Indførslen af de to ekstra-funktioner viste, at en lang række manuelle administrative arbejdsgange kunne afskaffes, hvilket  gav plads til bedre flow i afdelingen og mindre ventetid for patienterne på afdelingen.

Tidligere brugte personalet fx tid på at lede efter patienter og tjekke om de var ankommet, men med de nye systemer kan de hurtigt se informationen i systemet, da det ankomstregistrerer patienten samt genererer en systemopgave til første kontakt. Opgaven kan skubbes videre til næste person eller der kan oprettes en ny specifik opgave,  alt efter hvem patienten skal ses af.

Læs afslutningsrapporten fra projektet her: RoOS Afslutningsrapport, Nov 2016

Læs en evaluering af RoOS-systemet her: Mini-MAST-evaluering af RoOS-systemet

For at illustrere hvordan systemet virker, har vi udarbejdet denne korte video:

Resultater og implementering

Implementeringsprojektet kørte i perioden 2015-2016.
De to involverede afdelinger er glade for systemet og også patienterne har oplevet et kvalitetsløft når de kommer på afdelingerne.

Resultaterne fra pilotprojektet viste, at RoOS giver personalet et større overblik over opgaverne på afdelingen og at der er færre papirarbejdsgange end tidligere. Den digitale selvbetjening til ankomstregistrering og ansøgning om befordringsgodtgørelse bevirker, at personalet får mere ro og sparer tid i forhold til tidligere. Allerede i testfasen mærkede sekretærgruppen, at tid blev frigivet fra registreringsopgaver omkring ankomst og befordring til at kunne bruges på andre vigtige opgaver såsom journalskrivning. Generelt oplevede personalet færre forstyrrelser i løbet af dagen, hvilket også skyldes, at medarbejderne begyndte at kommunikere med hinanden via systemet frem for at ringe til hinanden.

En gruppe patienter på øjenafdelingen blev interviewet før og efter indførsel af systemerne til ankomstregistrering og befordringsansøgning, som er de to systemer, de selv skal betjene. De oplevede, at det er nemt at benytte skærmene, det virker professionelt og at ventetiden er blevet kortere (mange af patienterne kommer jævnligt i ambulatoriet).

Kontakt

Eva Lund, Projektleder i CIMT
eva.lund@rsyd.dk
tlf.: 6088 1811

De tre systemer – kort fortalt

De tre systemer/funktioner er udviklet af firmaet Kiboku i samarbejde med personalet på de kliniske afdelinger samt IT-specialister i Afdelingen for Klinisk IT. Systemerne kan benyttes individuelt eller som en samlet løsning, hvilket giver fordele i forbindelse med opgavestyring.

RoOS er et ressource- og opgavestyringssystem, der sikrer overblik og styring af opgaveflowet mellem de forskellige fagpersoner på afdelingen, der er i forbindelse med patientbehandlingen.I RoOS kan opgaver oprettes automatisk fx når patienten ankommer ligesom der kan oprettes specifikke opgaver, som digital kommunikeres til afdelingens personale. Med RoOS slipper afdelingen for unødvendige huskesedler, telefonopkald og afbrydelser af kolleger, som er midt i andre opgaver, for at give beskeder.

Nobly Ankomst – Digital ankomstregistrering muliggør en elektronisk registrering, som patienterne selv skal foretage, når de ankommer til sygehusafdelingen. Patienten bliver mødt af en skærm og en scanner til sundhedskort, hvor de registrerer sig via scanneren.
Ankomstskærmene kan tilrettes hvert afsnit, således man kan skrive forskellige meddelelser til patienten, f.eks. hvilken vej de skal gå til ambulatoriet.

Ved denne registrering kan der kobles en opgave på via RoOS, således personalet kan se, at patienten er ankommet samt, hvilke/n opgave/r, der skal foretages og hvem, der har ansvaret herfor.

Fordelen ved Nobly Ankomst er, at det ”lægger sig ovenpå” registreringsmodulet i patientjournalen Cosmic. Derved bliver patienterne automatisk kontaktregistreret i patientjournalen, og på skærmen kan de se bookingspecifikke og relevante, korte velkomstbeskeder. Det gør det muligt at dele skærm med andre afsnit, hvis det ønskes.

Formålet er at patienten selv overtager ankomstregistrering ved hjælp af sit sundhedskort.

Nobly befordring – Digital ansøgning om befordringsgodtgørelse er et system,som gør alle arbejdsgange vedr. udbetaling af befordringsgodtgørelse for patienter digitale – både for patienten og personalet. Patienten ansøger selv digitalt om befordringsgodtgørelse via skærme på afdelingen, hvor de registrerer sig ved at scanne deres sundhedskort. Systemet verificerer, at patienten har ret til kørselsgodtgørelse og at der ikke er brugt Flexkørsel, og det udregner selv antal km i forhold til patientens bopæl.

Den videre håndtering af ansøgningen i klinikken, på kørselskontoret og i økonomiafdelingen sker digitalt i modsætning til tidligere papirtunge arbejdsgange. Det forventes, at systemet kan nedbringe tiden fra patienten ansøger til godtgørelsen udbetales til 48 timer.

Permanent link til denne artikel: http://cimt.dk/projekter/afsluttede/roos/