Opgavestyring, befordring og registrering af ankomst

Sammen med firmaet Nobly har Odense Universitetshospital (OUH) udviklet tre digitale systemer, der gør arbejdsgangene på OUH en hel del nemmere:

ROOS – RESSOURCE- OG OPGAVESTYRING

RoOS sikrer overblik og styring af opgaveflowet mellem de forskellige personer på en afdeling. I RoOS kan opgaver oprettes automatisk, fx når patienten ankommer, og der kan oprettes specifikke opgaver, som kommunikeres digitalt til afdelingens personale.

Fordele:

  • Afdelingen får færre telefonopkald, færre papirsedler og færre forstyrrelser forbundet med opgaveoverlevering
  • Den mundtlige overlevering, der tidligere var normen, bliver digital, og risikoen for fejl og misforståelser mindskes derved.
  • Sygeplejersken sparer tid på at ringe og lede og undgår at forstyrre flere for at finde en læge til at tilse en patient. Hun/han kan oprette opgaven i RoOS, og den læge med bedst tid accepterer opgaven på sin smartphone.

DIGITAL ANKOMSTREGISTRERING

Nobly Ankomst – Digital ankomstregistrering er en elektronisk registrering, som patienterne selv skal foretage, når de ankommer til afdelingen. Patienten bliver mødt af en skærm og en scanner til sundhedskort, som de skal registrere sig med.

Fordele:

  • Det sparer tid for både patient og personale, når patienten selv registrerer sin ankomst i stedet for at vente i kø på, at en medarbejder gør det.
  • Ankomstskærmene kan tilrettes hver afdeling, så man kan skrive forskellige meddelelser til patienten, fx hvilken vej de skal gå til ambulatoriet.
  • Ankomstregistreringen kan kobles på en opgave i opgavestyringssystemet, så personalet kan se, at patienten er ankommet samt hvilke/n opgave/r, der skal foretages i relation til patienten, og hvem der er ansvarlig for det.
  • Patienten bliver automatisk kontaktregistreret i patientjournalen, og på skærmen kan de se bookingspecifikke og relevante, korte velkomstbeskeder. Det er muligt, fordi ankomstregistreringssystemet ”lægger sig ovenpå” registreringsmodulet i patientjournalen Cosmic.
  • En afdeling kan dele skærm med andre afdelinger, hvis det ønskes.

DIGITAL ANSØGNING OM BEFORDRINGSGODTGØRELSE

Nobly befordring – Digital ansøgning om befordringsgodtgørelse er et system, som digitaliserer alle arbejdsgange vedr. ansøgning og udbetaling af godtgørelse for en patients transportudgifter – både for patienten og personalet.

Fordele:

  • Patienten kan selv søge om befordringsgodtgørelse allerede når han/hun melder sin ankomst ved at scanne sundhedskortet.
  • De efterfølgende arbejdsgange, som tidligere var meget papirstunge, er helt digitale.
  • Patienten søger selv digitalt om befordringsgodtgørelse via skærme på afdelingen ved at scanne sit sundhedskort. Systemet verificerer, at patienten har ret til kørselsgodtgørelse, og at der ikke er brugt Flexkørsel. Systemet udregner også selv antal km til patientens bopæl.
  • Ventetiden, fra patienten søger til pengene udbetales, forventes reduceret til 48 timer.

MINDRE VENTETID OG FÆRRE FORSTYRRELSER

Generelt bevirker systemerne, at personalet oplever en større ro til deres opgaver. Tid, der før blev brugt på rutineopgaver som registrering af ankomst og befordring, kan nu bruges på fx journalskrivning. De små interne forstyrrelser personalet imellem bliver også færre, når personalet bruger det digitale opgavestyringssystem.

Patienterne oplever den digitale registrering som brugervenlig og professionel, og de oplever mindre ventetid.

Systemerne er udviklet i samarbejde med det danske firma Nobly.

Både den digitale ankomstregistrering og den digitale ansøgning om befordringsgodtgørelse har været så markante succeser på de afdelinger, der testede dem, at de nu rulles ud hhv. på hele Odense Universitetshospital og i Region Syddanmark.

Opgavestyringssystemet RoOS, har også vist stor positiv effekt, men det er et så fundamentalt logistisk element, at man ikke kan tage stilling til en eventuel udrulning af det, før den nye struktur for logistik på OUH og på Nyt OUH er besluttet.